实际的工程实践中，经常遇到采购技术信息描述不完整的情况。有的是基本参数描述不全，有的是技术文件不完整，有的是表达不明确。对比国外的工程公司，发现他们的采购技术文件比较完整，文件组成合理，采购程序严谨有序，值得国内的工程公司或业主学习和借鉴。值得庆幸的是，国内有一批极具实力的工程公司，在与国外的工程公司交流合作中，逐渐熟悉了国外同行的习惯做法，并吸取了其中有益的做法，使得出版的采购技术文件也逐渐趋于合理。本节将介绍这方面的知识。需要说明的是，采购文件涉及商务和技术两个部分，而本书仅讨论其中的技术部分。

1.气动阀电动阀采购技术文件组成

　　就阀门的采购过程来说，与技术有关的环节主要有三个：其一是编制询价技术文件；其二是对投标文件中的技术部分进行评审；其三是编制最终订货合同中的技术文本或技术附件。三个过程需要的技术文件组成及要求分述如下。

2.气动阀电动阀询价技术文件

　　一个完整的询价技术文件应包括下列内容，但不隈于下列内容。

　　(1)询价书/MR(materialrequisition)它是一个与采购有关的程序文件，主要表达了采购询价的一些基本信息和要求，包括项目信息、报价要求、投标技术文件组成要求等。有些工程公司或用户习惯于把报价的商务要求也放在询价书中。询价书一般由采购工程师编制。

　　(2)阀门料表/MT()(materialtakeoff)它是阀门采购的基础技术文件，是将需求的阀门进行分类汇总并给出阀门的类型、尺寸、压力等级、主体材料、需求数量等基本信息的一个文件。阀门料表一般由管道材料工程师编制。

　　(3)阀门数据表/DS(datasheetofvalve.s)有时也称为阀门规格书。它是阀门料表的辅助性技术文件，给出了更详细的阀门参数和订货信息。当阀门比较简单、阀门料表中的长描述足以完整表达对阀门的采购基础数据要求时，可以不再出版阀门数据表。阀门数据表一般由管道材料工程师编制。

　　(4)项目采购技术规定/JS(jobspecificationforvalvespurchase)它是阀门料表、阀门数据表必要的辅助性采购技术文件。即对于那些通用的、需要用长篇文字进行描述的技术要求，将通过项目采购技术要求进行陈述。项目采购技术要求一般由管道材料工程师编制。